Dokumentenprozess Management
Dokumentenprozessmanagement – Ein Überblick
Da Dokumentenprozesse in vielen Unternehmensbereichen ablaufen und unterschiedliche Anforderungen, z.B. an Sicherheit, Datenschutz oder Aufbewahrung haben, spielt die Auswahl der unterstützenden Systeme eine besonders wichtige Rolle. Das richtige System für die geforderte Aufgabe zu finden ist bei der Fülle von Anforderungen und Vielzahl möglicher Systeme eine echte Herausforderung. Mit unserer langjährigen Marktkenntnis helfen wir Ihnen gerne, diese Herausforderung erfolgreich zu meistern. Ein wichtiger Bereich, in dem durch eine effizientere Prozessgestaltung eine Kosteneinsparung erzielt werden kann, sind bereits bestehende Dokumentenprozesse in Unternehmen. Neben den organisatorischen Voraussetzungen stellen hier auch gesetzliche Vorgaben Herausforderungen dar. Durch neue Technologien können nun Themen wie elektronische Signaturen oder ein effizienteres Output-Management bearbeitet werden. Jedoch gilt auch hier, dass der Einsatz neuer Technologien ohne die vorherige Analyse und Anpassung der bestehenden Prozesse die Einsparpotenziale nicht voll ausschöpfen kann. |
Dokumentenlebenszyklus
Ein Schriftstück im Allgemeinen wird als Dokument bezeichnet. Dieses kann in verschiedenen Ausprägungen vorliegen, z.B. als Schriftstück in Papierform oder als elektronisches Dokument. Ein Wechsel der Ausprägung, sog. Medienbruch, führt zu Aufwand und kann bestehende Eigenschaften des Dokuments beeinträchtigen. So kann eine Unterschrift auf einem Papierdokument in dessen elektronischer Version die Gültigkeit verlieren; eine Papierversion eines elektronischen Dokuments büßt dagegen die einfache Bearbeitbarkeit ein. Ein Dokumentenprozess beschreibt den Lebenszyklus eines Dokuments. Ein Dokument ist dabei niemals ein Selbstzweck, sondern es hat immer einen direkten Bezug zu einem oder mehreren Geschäftsprozessen. Dokumente und Geschäftsprozesse beeinflussen sich gegenseitig, indem Geschäftsprozesse Dokumente kreieren, verändern und vernichten können. Dokumente hingegen begleiten und steuern Geschäftsprozesse. Im Laufe des Lebenszyklus eines Dokuments kann sich dessen Ausprägung mehrfach ändern. Zum einen Führen externe Erfordernisse zu dem ändern einer Ausprägung zum anderen können fehlende technische oder organisatorische Voraussetzungen Gründe für Medienbrüche sein. Beispielsweise wird ein Vertragsdokument elektronisch erstellt, dann als Vertragsfähige Version ausgedruckt und unterzeichnet; für die nutzung des Vertrags und dessen Archivierung werden dann oftmals wieder elektronische Fassungen erstellt. Daher wird durch eine Analyse der Geschäftsprozesse und das Erkennen und Beseitigen von Ineffizienzen nicht nur der Durchlauf von Dokumenten beschleunigt, sondern die Geschäftsprozesse selbst und damit die internen oder externen Dienstleistungen des Unternehmens verbessert. |
