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Es ist nicht alles Gold, was glänzt:
Vorteile & Risiken von Mietlizenzen
Mietlizenzen bieten Flexibilität, aber bergen auch Risiken: Die Abhängigkeit vom Software-Hersteller steigt.
Mietverträge für Software, Subscriptions genannt, bieten für Unternehmen zahlreiche Vorteile: Flexibilität in Menge und Laufzeit, keine hohen Einmalinvestitionen, sondern bedarfsgerechte Kosten. Dem gegenüber stehen Risiken, die im Vorfeld nicht immer ausreichend beleuchtet werden: Durch Mietverträge für On-Premise, Saas- und Hyperscaler-Produkte steigt die Abhängigkeit von Software-Herstellern – in unterschiedlichem Maße. Kündigt der Hersteller eine Preiserhöhung an, ist die Zeit meist zu knapp, um alternative Lösungen auszuwählen und einzuführen. Kunden sind der Preispolitik schutzlos ausgeliefert, denn bei Kündigung der Mietlizenz erlischt meist auch sofort das Nutzungsrecht. Unter Umständen geht die Software sogar vollautomatisch außer Betrieb. Nur in seltenen Fällen ist die Nutzung der letzten Software-Version auch nach Ablauf einer Subscription noch möglich. Ein „Einfrieren“ der Software auf eine bestimmte Version einer gekauften Lizenz bietet kein Ausstiegsszenario mehr.Wie kann man als Unternehmen damit umgehen?
Subscription Management schafft Transparenz
Das Zauberwort heißt Transparenz: Durch ein aktives Subscription Management erlangen Unternehmen die Kontrolle über abgeschlossene Verträge, aktuelle Kosten und Laufzeiten. Der Überblick über gemietete Softwareprodukte und deren Nutzungsgrad schützt zwar nicht gegen Preiserhöhungen der Hersteller, kann aber unerwartete Kostenfallen vermeiden.
Insbesondere diejenigen Software-Produkte, die ein operationelles Risiko für Unternehmen darstellen, erfordern besondere Aufmerksamkeit. Gründliche Vorbereitung und eine ausgefeilte Verhandlungsstrategie sind ein Muss, um Risiken zu minimieren. Nicht selten können Standardverträge der Hersteller an die Anforderungen von Unternehmen angepasst werden. Der Abschluss mehrjähriger Mietverträge mit festen Preisen empfiehlt sich, um sich zumindest für die Dauer der Vertragslaufzeit gegen Preiserhöhungen zu schützen.
In vielen Fällen notwendig, aber nicht vorhanden: Eine Exitstrategie, die im Zweifelsfall den Weg hinaus aus der Kostenfalle weisen kann. Deren Entwicklung sollte zumindest mit dem Abschluss von Subscriptions für businesskritische Anwendungen jederzeit einhergehen.
Verhandlungs- und Exit-Strategien sind wichtige Werkzeuge, um Risiken zu minimieren.
Kostenmanagement durch IT Financial Management (ITFM)
Vorausschauende Planung der Kosten durch ITFM schafft Kontrolle.
Beim ITFM und dessen Integration in das IT Controlling geht es um eine strukturierte und kontinuierliche Kontrolle und Steuerung der IT-Kosten. Es gilt vor allem, unerwartete Ausgaben zu vermeiden, die in keinem Budgetplan enthalten sind. In den Fokus gehören diejenigen Software-Produkte, die durch Nutzungsverhalten der Anwender und Flexibilität von Verträgen kurzfristig starken Schwankungen unterliegen können oder bei denen eine hohe Abhängigkeit von Produkten und Herstellern besteht.
Hersteller haben meist automatisch einen umfassenden Einblick in das Nutzerverhalten. Sie kennen die eingesetzten Produkte und können Veränderungen just in time feststellen – der Kunde im Zweifelsfall nicht. Wenn Kosten auch unterjährig stark variieren – beispielsweise abhängig von der Anwenderzahl – hilft ein dedizierter Change Prozess, proaktiv und kostensenkend auf die Nutzung einzuwirken. Eine vorausschauende Planung ist die Voraussetzung dafür, dass ITFM-relevante Themen wie Budgetierung, Prognose, Varianzanalyse und Kostenoptimierung ihre Wirkung vollumfänglich entfalten können.
CCP empfiehlt:
Erfassung aller Subscription-Verträge
Was selbstverständlich klingt, ist es oftmals nicht. Viele Subscriptions werden am Einkauf vorbei vom nutzenden Fachbereich direkt über das Internet abgeschlossen. Das ist für die Anwender einfach und beschleunigt die Verfügbarkeit der Applikationen. Negative Folgen sind fehlende Transparenz und Schatten-IT.
Erfassung und Kontrolle der Nutzungsintensität
Sowohl bei SaaS-Anwendungen als auch bei Hyperscalern gewöhnen sich Kostenstellenverantwortliche schnell an die regelmäßig wiederkehrenden Aufwendungen. Solange diese nicht steigen, werden sie kaum mehr hinterfragt. Wird die Kündigung eines Abos versäumt und die Software unter Umständen gar nicht mehr genutzt, steht den dauerhaften Kosten keinerlei Nutzen mehr gegenüber.
Organisatorische Verankerung von ITFM
Damit die Transparenz erhalten bleibt und die Akzeptanz im Unternehmen steigt, muss die organisatorische Verankerung von ITFM im Unternehmen verbessert werden, um der Agilität der Subscriptionkosten gerecht zu werden. Das umfasst neben den erforderlichen Daten und den unterstützenden Systemen vor allem die Einführung von Prozessen, Verantwortlichkeiten und Policies. Diese dürfen nicht nur auf dem Papier entwickelt, sondern müssen im Unternehmen aktiv gelebt werden.
Stärkung des strategischen Einkaufs
Aufgrund der Vielzahl an Aufgaben ist ein strategischer Einkauf nicht immer in der Lage, kontinuierlich mit Herstellern zu verhandeln, um für das Unternehmen passende Konditionen dauerhaft zu sichern. Der Einkauf muss von unnötigen Aufgaben entlastet und durch fachkundiges Personal aufgestockt werden. Wenn das nicht möglich ist, dann sollte dem Einkauf Budget bereitgestellt werden, um ein Netzwerk von Partnern aufzubauen, das bei der Vielzahl an Aufgaben unterstützt.
Bewertung des operationellen Risikos für unternehmenskritische Anwendungen
Um bewerten zu können, ob die steuernden Maßnahmen auch umgesetzt werden können, müssen Unternehmen Vertragslaufzeiten und Exit-Strategien aufeinander abstimmen. Daher ist anhand einer Risikoanalyse kontinuierlich zu bewerten, ob das Unternehmen auf wesentliche Veränderungen der Kosten, der Nutzung oder der funktionalen Anforderungen in der Lage ist, frühzeitig einen Produktwechsel vollziehen zu können. Kurzgesagt: Eine Gegenüberstellung der Vertrags- und Migrationslaufzeit.
Agilität sicherstellen
Betrachtet man die Prozessketten auf einem Zeitstrahl und analysiert diese, so stellen gerade große Unternehmen fest, dass der Weg von einer veränderten Nutzung bis hin zur Prognose des ITFM lang sein kann. Dem gegenüber steht die automatisch erzielte Transparenz des Herstellers. Durch höhere Agilität und etablierte Change Mechanismen können Unternehmen die Kontrolle zurückgewinnen.
CCP unterstützt Sie bei der strukturierten Herangehensweise.
Software Asset Management kann helfen
Veränderte Nutzung schnell feststellen durch effizientes Software Asset Management.
Niemand stellt veränderte Nutzung so schnell fest wie das Software Asset Management Team. Richtig implementiert, kann dadurch das Thema Prognose und Kostenoptimierung schnell mit wertvollen Informationen versorgt werden, die wiederum ermöglichen, Einfluss auf die Budgetierung zu nehmen.
Erfolg durch Zusammenarbeit
Wirksame Steuerungsmechanismen bilden die Basis für eine kontinuierliche Senkung der laufenden Kosten. Der Erfolg liegt hier in der Zusammenarbeit: Subscription Management und Software Asset Management sind wichtige Informationslieferanten für das IT Finance Management. ITFM wiederum gibt Empfehlungen zu Maßnahmen ab, die der Kostenkontrolle dienen. Der strategische Einkauf leistet seinen Beitrag durch den Abschluss von gut ausgehandelten Verträgen, die das Risiko perspektivisch senken.Informationsfluss zwischen allen Beteiligten ist der Schlüssel zu effektiver Zusammenarbeit.
CCP kann helfen
CCP baut mit Ihnen ein ITFM Framework auf, um Kosten nachhaltig zu senken.
Es fehlen Ressourcen für die Durchführung erforderlicher Aktivitäten oder Know-how zum Aufbau des notwendigen Frameworks? CCP ist Ihr Partner für die wirtschaftliche Nutzung von Software und Cloud-Diensten. Von der Übernahme operativer Aufgaben über die Verhandlung von Verträgen bis hin zur Unterstützung bei der strategischen Ausrichtung und dem Aufbau des ITFM Frameworks – CCP hilft Ihnen auf dem Weg zu einer nachhaltigen Kostensenkung. Sie haben noch Fragen? Sprechen Sie uns an:
Holger Hoheisel
Geschäftsführer
consulting@ccpsoft.de
+49 6421 1701 222
