Gastbeitrag von Snow Software

SAP User-Lizenzierung anhand von Berechtigungen

Wie können Sie Ihre Named-User-Lizenzen optimieren, wenn die SAP die Lizenzierung auf Basis von Berechtigungen einführt?

Bereits in der letzten Preis- und Konditionenliste (PKL) 2017/4 hat die SAP* begonnen- häppchenweise- eine neue Lizenzbedingung gegenüber ihren Kunden durchzusetzen: Die Basis zur Vergabe von Named-User-Lizenzen soll von „tatsächlicher Nutzung“ auf „vorhandene Berechtigungen“ geändert werden.

In 2017 hat die SAP begonnen, die Community auf die bevorstehende Veränderung „einzustimmen“. Für 2018 hat sie angekündigt, eine neue Version der USMM herauszubringen, und darüber hinaus bekanntzugeben, wie die Nutzung der User-Lizenzen auf Basis von Berechtigungen konkret aussehen wird.

Sicher ist, dass die SAP mit der neuen Version der USMM dem Kunden weitere Steine in den Weg legen wird und ein optimiertes Lizenzmanagement erneut zusätzlich erschwert.

(Lesen Sie auch den Leitfaden von Snow Software „Why SAP LAW won´t save you from costly aufit fees“ [kostenloser Download nach Registrierung])

Massiver zusätzlicher Lizenzbedarf weltweit

Erfahrungswerte zeigen, dass ein User im Durchschnitt 25 Transaktionen im Jahr tätigt, wobei ihm mehr als 150 Transaktionen zugeordnet sind.

Durchschnittlich würden Sie also für 75 Transaktionen zahlen, die Sie gar nicht ausführen.

Ändern sich die Tätigkeiten Ihres Users zudem, so benötigen sie andere Berechtigungen, was zu einem höheren oder geringeren Lizenzbedarf führen kann.

Vergessen wir auch nicht die hohen Wartungsgebühren, die eine solche Änderung zusätzlich nach sich zieht.

Macht die SAP in der nächsten Vermessung Ernst, müsste man jedem Nutzer, der die „überflüssigen“ Berechtigung nicht nutzt, diese wieder entziehen, oder man zahlt für nicht-genutzte Rollen.

Unternehmen, die kein optimiertes SAP-Berechtigungskonzept und entsprechende Change-Prozesse haben, werden in Zukunft teure Lizenzen nachkaufen müssen.

Nicht nur aus Kosten- sondern auch aus Compliance-Sicht ist jetzt die durchgängige Integration eines optimierten SAP Lizenz Managements (GRC basiert) in bestehende Berechtigungssysteme zwingend erforderlich. Im Sinne eines wirksamen Berechtigungsmanagements müssen Unternehmen und Konzerne alle Informationen bereitstellen, die es ermöglichen, Berechtigungen und Rollen abzubilden.

Dabei gibt es zusätzliche Kriterien, die die Vergabe von Berechtigungen limitieren, etwa gesetzliche und datenschutzrelevante Vorgaben oder firmenpolitische Anforderungen.

Wer diesen Abgleich manuell vornimmt, wird sehr schnell an seine Grenzen stoßen, denn ihm fehlt der gesamte Überblick der Lizenz-Metriken, die in der Regel nicht mit dem internen Berechtigungsmanagement verknüpft sind.

Ein konsolidiertes Berechtigungskonzept passt die zur Verfügung gestellten Berechtigungen an die tatsächlich benötigte Nutzung an. Weil aber die tatsächlichen Rechte eines Nutzers aus der Kombination all seiner Berechtigungen entstehen, ist eine SAP-Rollenspezifische Betrachtung hier nicht ausreichend.

Aufgrund des immer dynamischeren Arbeitsumfeldes lassen sich solche Anforderungen nur mit einem automatisierten umsetzen.

Die ideale Lizenz Management Solution berücksichtigt bei der Berechtigungsvergabe die zusätzliche Dimension der Lizenzmetrik und ermittelt, was die Umstellung von „nutzungsbasiert“ auf „berechtigungsbasiert“ kosten würde.

Zunächst einmal wird der tatsächliche Lizenzbedarf identifiziert anhand der Nutzung und dann mit dem Lizenzbedarf aus den existierenden Berechtigungen verglichen. Darüber hinaus lässt es sich leicht in bestehende Berechtigungs-Managementsysteme integrieren.

Achtung: SAP Basis Admin/ CISO: Jetzt schnell schalten!

Mit reiner Beratung wird man an dieser Stelle nicht weiterkommen, wie lange würde das dauern! Sie stehen jetzt vor der Wahl, durch erheblichen Einsatz von Manpower zu versuchen, die bestehende Lücke zu schließen oder die anstehende Änderung zum Anlass zu nehmen, um eine automatisierte Lizenzmanagement Lösung einzuführen. Es gibt bestimmt sinnvollere Projekte, in die Sie Ihre wertvolle Arbeitszeit stecken können.

Vielleicht hilft es zu wissen, dass Firmen weltweit durch den Einsatz unseres SAP Lizenzmanagement-Tools je nach Unternehmensgröße Einsparungen in Millionenhöhe realisiert haben. Dies war nur möglich, weil unsere Solution mit seinen auf Ihre Verträge zugeschnittenen Regelwerken die Lizenzmetrik der SAP granularer analysieren und optimieren konnte.

Genau jetzt ist der ideale Zeitpunkt für alle Unternehmen, die noch manuell oder mit Excel unterwegs sind. Und wer noch kein Berechtigungsmanagement hat, sollte die Chance nutzen und beides kombinieren.

Autor: Myrja Schumacher
Titel des Autors: SAP Marketing Manager
Company des Autors: Snow Software


*SAP und andere in diesem Dokument erwähnte Produkte und Dienstleistungen von SAP sowie die dazugehörigen Logos sind Marken oder eingetragene Marken der SAP SE in Deutschland und anderen Ländern. Alle anderen Namen von Produkten und Dienstleistungen sind Marken der jeweiligen Firmen. Zusätzliche Informationen zur Marke und Vermerke finden Sie auf der Seite http://www.sap.com/corporate-en/about/legal/copyright/index.html.