Umstieg in die Cloud und das Business steht still?

Organisatorische Probleme bei dem Umstieg in die Microsoft Cloud

Große Softwarehersteller wie Microsoft und Adobe sind bereits seit ein paar Jahren dabei, ihre Produkte auf Mietbasis (Subscription) auch in der Cloud anzubieten. Der Umstieg in die Cloud bringt Vorteile für Kunden als auch den Hersteller, stellt aber auch die IT-Infrastruktur und Organisation des Kunden vor Herausforderungen, die in den Vertragsverhandlungen seitens der Hersteller nicht erwähnt werden.

  • Am Beispiel Microsoft soll dieser Artikel drei gängige organisatorische Probleme, deren Ursachen und Lösungen im Subscription-Management beschreiben.

Problem 1

Der Vertrag ist unterzeichnet und im Microsoft Volume Licensing Service Center (VLSC) verfügbar. Jedoch meldet die IT, dass keine Lizenzen im Office-Portal für die Zuweisung der Subscription-Lizenzen verfügbar sind.

Mögliche Ursache: Der Vertag muss vorerst im VLSC von einem Administrator aktiviert werden, damit die Lizenzen im Office-Portal zur Verfügung stehen.

Lösung:

  1. Melden Sie sich unter www.microsoft.com/licensing/servicecenter mit Ihrem Microsoft-Account an.
  2. Klicken Sie auf den Subscriptions Tab und dann auf Subscriptions.
  3. Klicken Sie auf den Link Online Services Agreement List.
  4. Geben Sie die Vertragsnummer in dem vorgesehenen Feld ein und entfernen Sie den Haken in der Checkbox neben "Search Agreements/Public Customer Numbers with Purchased online services"
  5. Klicken Sie auf Search.
  6. Klicken Sie auf den Vertrags-Link in den Suchergebnissen.
  7. Klicken Sie auf Service-Namen
  8. Anschließend füllen Sie die Subscription-Kontaktinformationen aus.
  9. Klicken Sie auf "continue activation" und folgen Sie den letzten Dialogen um die Aktivierung abzuschließen.

Problem 2:

Sie bieten ein Self-Service-Portal an, in dem Ihre Mitarbeiter Visio und Project anfordern können. Sie erhalten die Meldung, dass den Mitarbeitern Visio nicht zur Verfügung steht, obwohl der Antrag genehmigt wurde.

Mögliche Ursache: Alle Subscription-Lizenzen sind bereits Mitarbeitern zugewiesen.

Lösung: Im Gegensatz zu der gewöhnlichen On-Premises-Installation benötigt eine Cloud-Nutzung eine Lizenz, die dem Mitarbeiter zugewiesen ist. Es ist nicht mehr möglich mit einem Lizenzschlüssel beliebig oft die Software zu nutzen und im True-Up den Bedarf zu melden. Stattdessen müssen Sie nun eine Reservierung über Ihren Microsoft-Reseller beauftragen, damit weitere Lizenzen zur Verfügung stehen. Dies kann zu einem lästigen administrativen Aufwand führen, wenn man die Waage zwischen Lizenzpuffer und Lizenzkostenkontrolle im Gleichgewicht halten möchte. Werden zu viele Lizenzen reserviert, zahlt man monatlich Geld für ungenutzte Lizenzen. Liegen nicht genügend Lizenzen als Puffer vor, kann es zur Verzögerung im Business kommen.

Problem 3:

Das Office-Portal zeigt nach der letzten Vertragsverlängerung fast doppelt so viele Office-, Visio- und Project-Lizenzen als vereinbart in der Lizenzübersicht an. Es wurden im neuen Vertrag neue Lizenzierungsmethoden gewählt. Beispielsweise wurde statt Office 365 Plan E3 nun SPE 3 gewählt.
Mögliche Ursache: Ein Teil der Lizenzen stammt aus dem alten Vertrag und wird weiterhin als aktiv angezeigt, obwohl die Laufzeit des alten Vertrags abgelaufen ist.

Lösung: Bei einer Vertragsverlängerung gewährt Microsoft für einen reibungslosen Übergang von einem Lizenzmodell in ein anderes oder nach dem Umstieg von Project for Office 365 zu Project Online eine Grace Periode auf den alten Lizenzbestand. Die Grace Periode kann variieren, liegt aber für gewöhnlich bei 180 Tagen.
Dies birgt aber die Gefahr, dass seitens IT von einem höheren Lizenzbestand als tatsächlich vereinbart ausgegangen wird. Kontrollieren Sie die Verbräuche während der Grace Periode und achten Sie darauf, dass der eigentlich vereinbarte Lizenzbestand nicht überschritten wird, damit es nach der Grace Periode nicht zu Produktionsausfällen kommt.

Markus Lenz
SAM Consultant CCP Software GmbH