Software Asset Management – Ein Nachtschattengewächs?

Wer in Ihrem Unternehmen kennt das interne SAM-Team und wer kennt die vielfältigen Services und Leistungen, die dieses Team erbringt? Geht es Ihnen auch so, dass interne Bereiche, auf die Sie angewiesen sind oder die von Ihren Leistungen profitieren können gar nicht so genau wissen, warum sie mit Ihrem Team zusammenarbeiten sollen?

Software Asset Management ist eine Schnittstellenfunktion. Dort laufen viele Daten und Informationen aus verschiedenen Bereichen zusammen.  Diese werden durch das SAM Team und sein spezifisches Know-how verarbeitet und veredelt. Idealerweise werden dann auf dieser Basis Informationen und Reports für verschiedene – oftmals andere als die datenliefernden – Bereiche entsprechend den jeweiligen Bedürfnissen zur Verfügung gestellt. Durch diese Informationen und Reports werden nicht nur wertvolle Bestandszahlen weitergegeben, sondern es werden Hinweise zu identifizierten Risiken und Optimierungspotenzialen berichtet. Darüber hinaus interagiert das Software Asset Management intensiv mit Software Herstellern und kontrolliert deren Auditverfahren. Dadurch hat das Software Asset Management erhebliche strategische Bedeutung.

Zur Erreichung dieses idealtypischen Zustands ist eine Menge Kommunikationsaufwand erforderlich. Auch Prozesse müssen i.d.R. angepasst und etabliert werden und auch ein Machtwort des Managements kann unterstützen. Die Instrumente der internen Vermarktung werden jedoch nicht immer voll ausgeschöpft. Dabei ist eine positive Wahrnehmung der Leistungen und Services des SAM Teams oft der einfachste Weg, um der beschriebenen Schnittstellenfunktion gerecht zu werden. Wie kann das erreicht werden?

  • Zeigen Sie Präsenz auf der Intranetseite Ihres Unternehmens und halten Sie diese immer aktuell. Stellen Sie dort auch Ihr Team vor und beschreiben, wie Sie zu erreichen sind.
  • Beschreiben Sie klar die Services des SAM Teams und wer davon profitiert.
  • Stellen Sie Checklisten und andere Hilfsmittel zentral über das Intranet bereit.
  • Veröffentlichen Sie Erfolge, wie z.B. erzielte Einsparvolumen, erlangte Trainingszertifizierungen oder gut überstandene Herstelleraudits.
  • Suchen Sie sich Multiplikatoren und Fürsprecher, welche Ihre Leistungen intern an den richtigen Stellen verbreiten.
  • Posten Sie regelmäßig wichtige und interessante Beiträge zum Thema Softwarelizenzierung und SAM.
  • Bereiten Sie die Berichte und Reports so auf, dass die wesentlichen Informationen leicht erkennbar sind. Leiten Sie diese Reports an wichtige Empfänger in Ihrem Unternehmen weiter.
  • Halten Sie das Management informiert und erwarten Sie nicht, dass sich das Management die relevanten Informationen aus dem SAM Tools selbst herauszieht.

Mit diesen wenigen Maßnahmen können Sie schnell in eine andere Wahrnehmung kommen und den Stellenwert des Software Asset Managements deutlich erhöhen. Wenn Sie einzelne Berichte nicht in der erwarteten Form bereitstellen können, weil Ihnen wichtige Inputdaten aus anderen Bereichen fehlen, dann suchen Sie gemeinsam mit diesen Bereichen nach pragmatischen Lösungen. Stoßen Sie auf Widerstand, dann scheuen Sie sich nicht vor einer Eskalation über das Management. Letztendlich wird Ihre Leistung durch diesen fehlenden Input abgewertet. Diese Eskalation fällt leichter, wenn Sie sich bereits eine starke Stellung im Unternehmen erarbeitet haben.

Dr. Holger Hoheisel
(Geschäftsführer CCP Software GmbH)