SAP Lizenzierung – Glauben heißt nicht wissen

Viele Lizenzmanager sind mit ihrer derzeitigen Herangehensweise bei bevorstehenden Lizenzvermessungen durch die SAP sehr zufrieden. Hat die SAP bis jetzt doch jedes Vermessungsergebnis akzeptiert. Warum sollte dann irgendetwas geändert werden? In vielen erfolgreichen Fußballvereinen gilt doch auch „Never touch a running system.“

Eine weitverbreitete Annahme ist auch, dass solange jährlich zum Beispiel neue Lizenzen, SAP-Produkte, HANA- oder Cloud-Nutzung dazu gekauft werden, wird man von der SAP in Ruhe gelassen. Ist diese Annahme den wirklich richtig? Sagen wir mal so, es ist ein gefährlicher Tanz auf dem Drahtseil. Der Absturz kann jeder Zeit drohen, wenn man vielleicht auf einen etwas übermotivierten SAP Vertriebsmitarbeiter trifft, der zusätzliche Wünsche generieren möchte. Grundsätzlich muss aber gesagt werden, dass das von der SAP akzeptierte Vermessungsergebnis weder richtig sein muss, noch das es auf ewig als anerkannt gilt. Im Gegenteil, nicht validierte Vermessungsergebnisse verstecken sich im Unternehmensuntergrund, wie Landminen. Jederzeit bereit, bei der kleinsten Berührung hoch zu gehen und das hätte finanziell fast zu 100 Prozent Auswirkungen.

Man bedenke….

Die Lizenzvermessung ist eine Selbstauskunft über eine selbst-definierte Lizenzlandschaft. Ob die Lizenzen letztlich richtig verteilt sind, ist manuell nur mit enorm hohem Aufwand ermittelbar. Wenn man da keine Faktengrundlage über jede verteilte Lizenz besitzt, um der SAP gegenüber aussagefähig zu sein, kommt man schnell in Erklärungsnot. Daher ist es empfehlenswert, sorgsam jede einzelne Lizenz in jedem System nach Tätigkeitsanalysen zu vergeben –  dann klappt es auch mit der SAP. Eine Lizenzoptimierungssoftware kann hier die benötigte Grundlage liefern und sogar den Aufwand drastisch minimieren.

Die meisten Lizenzmanager gehen fest davon aus, dass der SAP Vertriebsmitarbeiter schon sagen wird, welche Lizenzen für welche Tätigkeiten benötigt werden. Das sollte in der Regel auch so sein und im Normalfall funktioniert das auch. Allerdings muss man sich bewusst machen, dass der SAP Vertriebsmitarbeiter viele Kunden hat und sich nicht bis ins letzte Detail mit den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens beschäftigen kann. Daraus resultiert, dass der Lizenzbedarf des Unternehmens sehr grob eingeschätzt wird und so günstigere Alternativen wegfallen. Denn für viele Aktivitäten gibt es unterschiedliche Lizenzen, die letztlich alle passen. So kann ein Worker bestimmte Bruchteile eines Professional Users nutzen und kostet im Listenpreis gleich mal über 2000€ weniger. Die genaue Unterscheidung, ob diese Lizenz erworben werden kann oder nicht, bedarf einer genauen Tätigkeitsanalyse. Da diese meistens nicht vorliegt, wird zur Sicherheit oft auf die Professional-Lizenz zurückgegriffen. Man gönnt sich ja sonst nichts! Gute Lizenzoptimierungssoftware bietet Analysemöglichkeiten, die auf Knopfdruck die benötigten Lizenzen ausspucken, ohne großen Aufwand und sogar skalierbar. Einfacher geht es nicht.

Unwissenheit schützt vor Strafe nicht

Durch die Unübersichtlichkeit der SAP-Lizenzlandschaft gerät man schnell in die Versuchung die für das Unternehmen günstigste Variante zu wählen, egal ob diese nun zu 100 Prozent passt oder nicht. Dies geht vielleicht einige Jahre gut, ist aber ebenfalls eine tickende Zeitbombe. Wichtigster Punkt: mit einer Nachlizenzierung verliert das Unternehmen den verhandelten Rabatt bei der SAP und muss nun zum Listenpreis nachkaufen. Das wird garantiert keine billige Maßnahme. Außerdem wird nun die SAP grob festlegen, was nachgekauft werden muss. Die SAP von diesem Standpunkt abzubringen wird ein schwieriges fast unmögliches Unterfangen. Noch schwerwiegender ist aber, dass die SAP die entgangenen Wartungsgebühren der vergangenen Jahre geltend machen kann. Das wird dann sehr schnell richtig teuer. Was viele Unternehmen oft nicht bedenken, die von ihnen bezeichnete „günstigste Variante“ basiert meistens nur auf Gewohnheitsaktivitäten oder auf dem Satz „Das haben wir immer schon so gemacht.“

Eine Lizenzoptimierungssoftware würde per Knopfdruck sofort das wirkliche Optimum liefern und selbst, wenn das über dem derzeitigen verfügbaren Lizenzstand läge, würde die Software zeigen, wie am günstigsten nach zu kaufen ist.

Martin Kögel
Business Development
Voquz IT Solutions