VMware Compliance

VMware Audit – Sicherstellung der Compliance

Immer mehr Software-Hersteller führen Audits in Unternehmen durch, bei denen die Installationen und gekauften Lizenzen gegenübergestellt und die Einhaltung der Lizenzverträge inklusive der Nutzungsrechte überprüft werden. Diese bevorstehenden Prüfungen der Hersteller sorgen für hohe, ungeplante Arbeitsaufwände und erhöhten Druck auf die IT-Abteilung, denn Verstöße gegen das Urheberrecht führen zu rechtlichen Konsequenzen.

Eine hohe Anzahl an eingesetzter Lizenzen und die enorm komplexen Bedingungen der Software-Hersteller stellen die IT-Abteilung in Ihrem Unternehmen vor große Herausforderungen. Besonders deutlich wird dies bei virtualisierten Umgebungen im Rechenzentrum.

Hier werden die Compliance-Risiken aufgrund der fehlenden Abstimmung mit dem Lizenzmanagement besonders deutlich, denn die Sicherstellung der tatsächlich nachweisbaren Lizenzierung bei Serverinstallation findet eher stiefmütterlich statt. Doch gerade Hardwareveränderungen können lizenzrechtliche Folgen nach sich ziehen. So beispielsweise vor allem bei einer Veränderung der Anzahl an CPUs.

Daher ist es für Unternehmen häufig sehr schwierig, die korrekte Anzahl an Softwarelizenzen zu ermitteln und die dazugehörigen Wartungsverträge zu managen. Dabei fließt ein großer Teil der IT-Budgets gerade in diese beiden Punkte und der sorglose Umgang mit Lizenzen und Softwarewartung führt zu hohen Kosten und rechtlicher Unsicherheit.

Wie weisen Sie die korrekte Lizenzierung bei VMware nach?

Die Vorlage von korrekten Lizenznachweisen ist für ein Audit von VMware von enormer Wichtigkeit. Deshalb gibt es Punkte, die Sie unbedingt beachten sollten. Neben den Registrierungsdaten sollten Sie die Original-Rechnungen Ihres VMware Resellers sowie Original-Handbücher und –Verpackung (dazu zählen ebenfalls Original-CDs bzw. DVDs) für ein VMware Audit nachweisen können. Die Registrierungsdaten sind besonders wichtig, sollten Sie die Original-Rechnungen bzw. nötigen Unterlagen nicht aufgehoben oder verlegt haben.

VMware Audit – Sicherstellung der Compliance

Umgang mit dem Software-Lizenzvertrag für ein Audit

Während der Installation bekommen Sie als Kunde den Software-Lizenzvertrag angezeigt. Es empfiehlt sich diesen auszudrucken, durchzulesen und den Unterlagen beizufügen. Früher geschah dieses in Form eines Lizenzheftes. Nach der Bestätigung des Software-Lizenzvertrags für Endkunden können Sie in der Installationsroutine fortfahren.

Wie Sie wissen sollten, verpflichten Sie sich zur Einhaltung der Bedingungen des Vertrags für Endkunden mit der Bestätigung. Sollte eine Bestätigung nicht erfolgen, wird der Installationsprozess abgebrochen. In diesem Fall haben Sie die Möglichkeit, die Software innerhalb von 30 Tagen (ab Kaufdatum) an VMware zurückgeben zu können.

Welche Lizenzarten bietet VMware?

Insgesamt bietet VMware verschiedene Lizenzarten an. Dazu zählt das VMware Volume Purchasing Program (VPP), VMware Enterprise Purchasing Program (EPP), VMware Service Provider Partner Program und die „Akademische Lizenz“ für den Einsatz an Hochschulen, Universitäten und Bildungseinrichtungen. Für individuelle Abschlüsse mit einem entsprechenden Volumen bietet VMware das „Enterprise License Agreement“.

Was bedeuten die Nutzungsrechte für ein VMware Audit?

Im Lizenzvertrag wird die Nutzung der Software geregelt, welchen Sie während des Installationsvorgangs akzeptieren. Dabei ist wichtig zu wissen, dass Sie ohne eine vertragliche Sondergenehmigung die Software ausschließlich in dem Land einsetzen dürfen, in dem diese erworben wurde. Besonders relevant ist dieser Punkt für globale Unternehmen.

Wenn Sie die Software in einem Land der Europäischen Union (EU) bzw. der Europäischen Freihandelszone (EFTA) erwerben, sind Sie zur Nutzung der Software in allen Ländern der EU bzw. EFTA berechtigt. Sollten Sie beispielsweise Ihre VMware Software in den USA erworben haben, so sind Sie nicht berechtigt, diese in Großbritannien zu nutzen.

Ob Audit oder Selbstaudit – CCP unterstützt Sie bei der Erstellung der Lizenzbilanz

Die CCP nutzt die 30-jährige Markterfahrung im Bereich der Softwarelizenzierung, um Sie dabei zu unterstützen Lizenzkosten einzusparen und sich rechtlich abzusichern. Unser Angebot für eine Lizenzplausibilisierung verschafft Ihnen eine verlässliche, stichtagsbezogene Aussage über Ihre Compliance. Zusätzlich führen wir eine Reifegradanalyse Ihres Lizenzmanagements durch und beraten Sie dabei, es strategisch weiterzuentwickeln.

Vorteile für Sie:

  • Transparenz: Wir helfen Ihnen dabei eine aussagekräftige Bilanz über Nutzung und Lizenzbestand zu erstellen.
  • Compliance: Seien Sie mit uns auf der sicheren Seite und stellen Sie sicher, dass die Software den Lizenzbedingungen entsprechend genutzt wird.
  • Kompetenz: Als Outsourcing-Partner betreiben wir SAM-Systeme für unsere Kunden und können große Datenmengen hocheffizient verarbeiten
  • Zertifizierung: CCP ist zertifizierter SAM-Partner von VMware. Unsere Experten werden durch einen von VMware eingesetzten Wirtschaftsprüfer ausgebildet

Sie möchten unsere Unterstützung bei Ihrem VMware Audit oder haben weitere Fragen? Gerne lassen wir Ihnen weitere Informationen zukommen und erstellen Ihnen bei Bedarf ein individuelles Angebot.

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