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von Thomas W. Henßler | Die Lizenzierung von Software oder die Nutzung von Cloud-Diensten kostet in der Regel Geld. Über Nutzungen, bei denen man mit seinen Daten bezahlt wollen wir hier nicht reden. Reden wir also über Geld. Geld welches der Softwarehersteller oder Anbieter eines Cloud-Dienstes von uns bekommt. Und auch darüber, was wir als Anwender dafür bekommen. Lange Zeit war es durchaus normal, dass der Anwender für die bezahlte Lizenzgebühr ein „zeitlich und räumlich nicht eingeschränktes Nutzungsrecht“ an der Software erhielt. Das ist heute fast schon die Ausnahme. Der Regelfall heute ist das „zeitlich befristete Nutzungsrecht“. Andere Einschränkungen in der Nutzung sind beliebig möglich und werden in den EULAs definiert. Eine aktuell verbreitete Einschränkung ist z.B. die Nutzung durch einen namentlich benannten Benutzer im „named user“-Modell.

Abgerechnet werden Nutzungsgebühren für zeitlich befristete Lizenzen heute überwiegend im sogenannten Subscription-Modell, was einer Miete entspricht. Die nutzungsgebühr wird meist nach Nutzungszeit berechnet, kann aber zusätzlich auch andere Parameter beinhalten. Die Gebühr für einen bestimmte Nutzungszeit beinhaltet anders als beim früheren „Kauf“ eines dauerhaften Nutzungsrechts fast immer auch Support und maintenance. Das heißt dass man während der Nutzungszeit Support vom Hersteller und Updates auf aktuelle Versionen der Anwendung erhält.

Freud und Leid

Buchhalterisch sind Subscription Gebühren kein Invest

Controller freuen sich darüber, es wird nichts aktiviert und nichts abgeschrieben. Die Kosten sind dynamisch von der Anzahl der Nutzer abhängig und sind planbar – doch halt, was passiert, wenn sich die Subscriptiongebühr im nächsten Jahr erhöht?

So ist es mit vielen Aspekten zu diesem Thema. Es gibt Chancen und es gibt Risiken.

  • Parallellaufende Subscriptions beim gleichen Hersteller konsolidieren und somit die Menge bündeln und die Bezahlrhytmen reduzieren. Das senkt möglicherweise die Lizenzgebühren, aber auf jeden Fall die internen Aufwände.
  • Ohne Investkosten bleiben die Softwarekosten flexibel und es ist eine Anpassung der Softwarelizenzen an die Unternehmensentwicklung möglich
  • Wartung, Updates sind üblicherweise aktuell gehalten. Insbesondere in der schnelllebigen Welt der IT interessant.

 

Aber, was passiert bei Ablauf der Subs

  • Geht Software außer Betrieb?
  • Sind die im Cloud Speicher abgelegten Daten noch im Zugriff
  • Verlängert sich die Subscription automatisch?
  • Was passiert wenn User das Unternehmen verlassen?
  • Was passiert wenn sich die technische Basis in meinem Data Center verändert? Wenn z.B. Teile in die Cloud eines Providers migriert wird?

 

Was verändert sich durch den kontinuierlichen Change der Kauf-Lizenzen (Perpetual) zu Miet-Lizenzen (Subscription)?

Neben der bereits zuvor angesprochenen veränderten Zahlweise, die nun häufiger monatlich oder jährlich stattfindet, sind aber auch Lizenzmanager vor neuen Herausforderungen gestellt worden. So war es lange möglich, einen Unternehmenswachstum durch den Neukauf von Lizenzen aufzufangen. Was passiert aber, wenn das Unternehmen Mitarbeiter verliert? Dies resultiert bei Perpetual-Lizenzen üblicher Weise in einer Überlizenzierung und somit einen entstehenden Lizenz-Pool, aus dem frei für neue Mitarbeiter geschöpft werden kann.

Dies ändert sich nun mit der Miete. Viele Hersteller bieten an, die Nutzung durch die Miete so flexibel wie möglich zu gestalten. So ist es den Kunden möglich, auch regelmäßig die Lizenzbestände flexibel zu reduzieren. Es entsteht eine eigene, sehr volatile Softwarelandschaft in den Unternehmen. Natürlich resultiert das nicht selten in deutlich erhöhten Prozesskosten. Es ist daher notwendig, geeignete Prozesse zu finden, damit die, teilweise monatliche, Verlängerung von Mietlizenzen effizient gestaltet werden kann.

Durch die enge Kommunikation mit den Kunden bietet das Subscription Center eine Beratung für effiziente Prozesse bei der Beschaffung ausgewählter Mietlizenzen und unterstützt dabei, auch weitreichende Savings zu generieren. Sparen Sie nicht nur bei der reinen Beschaffung von Software!

Mietlizenzen bieten darüber hinaus den Vorteil, dass zumeist die immer aktuellste Version des Programms genutzt werden kann, bei reibungslos vorhandenem Support und Wartung. Parallel bedeutet dies aber auch für die unternehmenseigene IT, dass regelmäßige Updates und, im Notfall, neue Roll-Outs stattfinden müssen. Es müssen daher auch Prozesse für Projekte etabliert werden, wodurch eine hohe Frequenz an Updates abgefangen werden kann. Hierfür werden Informationen zu bevorstehenden Produktneuerungen und Updates benötigt.

Auch ganz „normale“ Software, die vollständig on premise läuft, also auf dem eigenen PC  installiert ist, wird zunehmend in Subscription lizenziert und dann z.B. mit einem Cloud Speicher Dienst ergänzt. Die Nutzung dieses Cloud Speichers ist nicht zwingend nötig, es ist eine reine Option. Für Unternehmen bedeutet dies aber, dass Anwender der Software u.U. Daten auf Speicherbereiche auslagern können, die nicht unter der Kontrolle des Unternehmen sind. Das kann kritisch sein und will daher bedacht werden.

Im  CCP Subscription Center sind wir darauf spezialisiert die Subscription Lizenzmodelle im Interesse unserer Kunden zu managen.

  • Wir erarbeiten für Sie den kosteneffizienten Aufbau der Subscriptionlandschaft. Was ist das passende Lizenzmodell für die Nutzungen im Kundenunternehmen
  • Wir erschließen Konsolidierungspotentiale durch Bündelungen auf einen oder zumindest wenige Abrechnungszeitpunkte.
  • Wir übernehmen die Koordination für frühzeitigen Hinweis auf ablaufende Nutzungsrechte, Angebote und Bewertungen von zukünftigen Subscription-Laufzeiten.

 

Redakteur: Thomas W. Henßler, Geschäftsführer CCP Software GmbH
Datum: 08 | 2019

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