Know what you use! – Heute wichtiger denn je
Aktuelle Krisen erfordern Einsparungen an allen Ecken. Budgetkürzungen sind an der Tagesordnung, Vokabeln wie Kostenbremse und Einsparpotenzial in aller Munde. Haben auch Sie damit zu kämpfen, mit weniger Mitteln Gleiches erreichen zu müssen?
Gerade der Bereich der Software-Lizenzierung bietet hierfür großes Potenzial: Grund dafür ist fehlende Transparenz über den Lizenzbestand und den tatsächlichen Nutzungsgrad der Software. Sowohl bei klassischen On Premise Anwendungen als auch bei Saas-Applikationen, Hyperscalern oder bei SAPanwendungen führt Unklarheit über die Lizenzlage zu unnötigen – und vermeidbaren – Ausgaben, denen kein Mehrwert gegenübersteht.
Mehr Transparenz über Installations- und Nutzungsdaten liefert Hinweise auf nicht mehr benötigte Anwendungen. Wir geben Ihnen einen Überblick über Möglichkeiten, wie Sie diese Transparenz und dadurch Ansätze für schnelle Kostenreduktionen erhalten.
On Premise Software
Die Erstellung eines umfassenden Hard- und Softwareinventars mit Hilfe von Inventarisierungs- bzw. Discovery-Lösungen ist die Basis zur Ermittlung des Lizenzverbrauchs. Allerdings kann eine Inventarisierung aller im Unternehmen verwendeter Hard- und Software zwar eine vollständige Liste der genutzten Anwendungen erzeugen, ermittelt aber nicht den tatsächlichen Lizenzverbrauch. Dieser hängt von der jeweiligen Lizenzmetrik ab. Wird die Software nicht „per Installation“, sondern beispielsweise „per CPU-Kern“ lizenziert, reicht eine Ermittlung der reinen Installationsdaten nicht aus. Vielmehr werden zusätzliche Informationen darüber benötigt, welche und wie viele CPU-Kerne durch die entsprechende Software genutzt werden. Das ist – vor allem in virtuell organisierten Rechenzentren – kein einfaches Unterfangen.
Eine reine Inventarisierung der Installationsdaten gibt außerdem keinerlei Aufschluss über den Nutzungsgrad. Ergänzende Meteringfunktionalität kann Abhilfe schaffen. Sind keine ausreichenden Inventarisierungs- bzw. Discovery-Lösungen vorhanden und können diese wegen fehlender Budgets kurzfristig nicht beschafft werden, dann liefert eine Durchsuchung der Systemprotokolle des Unternehmens Informationen über installierte Software. Diese recht aufwändige Vorgehensweise bringt Stück für Stück Licht ins Dunkel, bindet aber mittelfristig Personal-Ressourcen.
SaaS-Lösungen
Welche SaaS-Lösungen (Software as a Service) ein Unternehmen einsetzt, kann auf Grundlage verschiedener Informationsquellen analysiert werden:
Zum einen geben Abrechnungs- und Vertragsinformationen Aufschluss über die genutzten Dienste. Die daraus erzeugte Liste der kostenpflichtigen Anwendungen gibt außerdem Hinweise darauf, welche SaaS-Lösungen möglicherweise nicht mehr benötigt werden oder welche Verträge überprüft oder verlängert werden müssen.
Darüber hinaus kann das Unternehmen auf Zugangskontrollen und Benutzerkonten zugreifen, um den Nutzungsgrad festzustellen. Ist eine einheitliche Authentifizierungslösung im Einsatz, können Berichte darüber erstellt werden, welche Anwendungen in den vergangenen 30 Tagen von den Mitarbeitern genutzt wurden. Zusätzliche Mitarbeiterbefragungen nach regelmäßig genutzten Anwendungen identifizieren unter Umständen jene Dienste, die nicht auf der offiziellen Liste des Unternehmens stehen. Viele SaaS-Lösungen nutzen Ports und Protokolle, die bei der Überwachung von Netzwerkaktivitäten erkannt werden können. So wird Datenverkehr identifiziert, der Rückschlüsse auf die Intensität der Softwarenutzung zulässt.
Die Kombination der beschriebenen Methoden ermöglicht die Erstellung eines vollständigen Cloud Registers, das alle derzeit verwendeten SaaS-Anwendungen umfasst – Ein perfekter Ausgangspunkt für weitere Entscheidungen über die Verwendung, Aktualisierung oder Kündigung der bezahlten Dienste. Sind die richtigen Prozesse implementiert und werden diese auch gelebt, dann kann ein solches Cloud Register regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden.
Wichtig: Es geht nicht um die Kontrolle von Nutzerverhalten, sondern um die Identifizierung von Einsparpotenzialen. Binden Sie daher den Betriebsrat mit ein.
Hyperscaler
Die Nutzung von Hyperscalern wie AWS (Amazon Web Services), Azure (Microsoft) oder Google Cloud im Unternehmen lässt sich auf Grundlage verschiedener Informationsquellen analysieren: Der Zugriff auf die eigenen Cloud-Konten erlaubt die Erstellung einer Liste aller verwendeter Services und Ressourcen. Jeder Service, der über das Cloud-Konto genutzt wird, wird in der Regel auch auf der Rechnung aufgeführt, die das Unternehmen vom jeweiligen Hyperscaler erhält. Diese Rechnungen sind allerdings nicht immer eindeutig und leicht zu interpretieren.
Cloud-Management-Tools, die viele Hyperscaler für die Verwaltung der Cloud-Infrastruktur anbieten, ergänzen den Überblick über die im Unternehmen genutzten Services und Ressourcen. Darüber hinaus kann auf Zugangskontrollen und Benutzerkonten zugegriffen werden, um den Nutzungsgrad festzustellen. Ist eine einheitliche Authentifizierungslösung im Einsatz, können Berichte darüber erstellt werden, welche Anwendungen in den vergangenen 30 Tagen von den Mitarbeitern genutzt wurden. Viele Cloud-Lösungen nutzen – wie auch SaaS-Anwendungen – Ports und Protokolle, die bei der Überwachung von Netzwerkaktivitäten erkannt werden können. So wird Datenverkehr identifiziert, der Rückschlüsse auf die Nutzungsintensität zulässt. Die gesammelten Informationen sind eine gute Entscheidungsgrundlage für die Reduzierung oder Kündigung von bezahlten Diensten, ohne auf Leistungen verzichten zu müssen.
SAP
Die folgenden Informationsquellen eignen sich für die Analyse der SAP Anwendungen und Module, die im Betrieb genutzt werden:
Der SAP Solution Manager ist eine Management-Plattform, die Unternehmen bei der Verwaltung von SAP-Anwendungen unterstützt. Sie bietet ein zentrales Repository für Konfigurationsdaten und ermöglicht das Monitoring und Management von SAP-Systemen. Unternehmen können hiermit eine Liste der SAP-Anwendungen und -Module erstellen, die sie nutzen. Jede SAP-Anwendung verfügt über einen Transaktionscode, der es ermöglicht, direkt auf eine bestimmte Anwendung zuzugreifen. Betrachtet man alle Transaktionscodes, die von den Mitarbeitern genutzt werden, wird transparent, welche Anwendungen und Module im Einsatz sind. Ein effizientes SAP-Lizenzmanagement ermöglicht den Abgleich der erworbenen Lizenzen mit den tatsächlich genutzten SAP-Modulen und den User-Aktivitäten.
Zusätzliche Mitarbeiterbefragungen nach regelmäßig genutzten SAP-Anwendungen identifizieren die benötigte User-Lizenz und fördern nicht selten zu Tage, dass eine zu große und damit zu teure Lizenz für die erforderlichen Aufgaben dem User zugeordnet ist. Die Kombination der beschriebenen Methoden verschafft einen Überblick über alle SAP-Anwendungen, die im Unternehmen genutzt werden – Ein perfekter Ausgangspunkt für weitere Entscheidungen über die Verwendung, Aktualisierung oder Kündigung der bezahlten Dienste.
Sie erkennen Einsparpotenziale bei Software, wissen aber nicht, wie Sie diese heben können? Nutzen Sie unsere Expertise! Wir erarbeiten gemeinsam mit Ihnen die notwendige Transparenz der eingesetzten Software und bieten eine Entscheidungsgrundlage für die Reduzierung oder Kündigung ungenutzter Leistungen.
Sprechen Sie uns an! Für Fragen zu diesem Thema schreiben Sie bitte an consulting@ccpsoft.de
Redakteur: Dr. Holger Hoheisel, Geschäftsführer | CCP Software GmbH
Datum: 07|2023