Die Softwarekosten machen einen nennenswerten Anteil der jährlichen IT Kosten eines Unternehmens aus. Daher ist es umso erstaunlicher, wie wenig Energie in die Kontrolle, Vermeidung und Senkung der Softwarekosten gesteckt wird. Eine Erklärung hierfür kann die Befürchtung sein, dass – wie bei vielen Kostensenkungsmaßnahmen – für die nachhaltige Reduktion der Kosten zunächst einmal Investitionen getätigt werden müssen. Das tatsächliche Bild ist jedoch etwas differenzierter. Es können durchaus nennenswerte Quick Wins im Bereich Software erzielt werden. Um sich zunächst einen Überblick über die bestehenden Potenziale zu verschaffen, bietet sich ein erstes Assessment an. Wir spüren im Rahmen eines solchen Assessments mit Ihnen Quick Wins und Ansätze für mittel- sowie langfristige Einsparungen auf. Neben den direkten Auswirkungen auf die Softwarekosten können durchaus auch noch indirekte Effekte hinzukommen, die sich zu den bereits erzielten Einsparungen dazu addieren. Ein Beispiel: Gelingt es, die Vielfalt von Software, welche gleiche oder ähnliche Funktionalität hat, zu reduzieren (Standardisierung auf z.B. nur eine Anwendung), dann werden nicht selten günstigere Einkaufspreise, bedingt durch das höhere Volumen der verbliebenen Software, erzielt. Darüber hinaus sinken aber auch die Bereitstellungs-, Betriebs- und Supportkosten, da statt mehrerer Anwendungen nun nur noch eine im Portfolio ist.

Die Einsparpotenziale bei Software sind vielfältig. Sie reichen von einer Reduktion der Lizenz- und Mietkosten über verringerte Supportkosten bis hin zu reduzierten Prozesskosten. Während Quick Wins eine Kostenreduktion innerhalb von 12 Monaten versprechen, benötigen mittelfristige Einsparungen bis zu 36 Monate und langfristige sogar noch darüber hinaus. Um das volle Potenzial ausschöpfen zu können, sollte an allen drei Themen gearbeitet werden.

 

Wir haben eine Auswahl von 10 Themenfeldern getroffen, aus denen Sie Einsparungen generieren können.

1. Subscription Management – mehr Kontrolle, weniger Kosten

Durch ein Subscription Management können sowohl Quick Wins als auch mittel- und langfristige Einsparwirkungen erreicht werden. Beispiele hierfür sind

  • Laufzeitkonsolidierung – Verlängerungen nur einmal im Jahr durchführen.
  • Laufzeitkontrolle – automatische Verlängerungen im Blick halten und unkontrollierte Verlängerungen vermeiden.
  • Nutzungsanalyse – ungenutzte Anwendungen ermitteln und Subscriptions kündigen.
  • Change Management – Veränderungen bei den Usern und deren Auswirkung auf die Softwarenutzung managen und unnötige Subscriptionkosten einsparen .

 

2. Softwarenutzung – Feste Stückzahlen oder Capacity on Demand?

Durch Anwendungen aus der Cloud und Möglichkeiten der Softwaremiete gibt es Alternativen zu den klassischen On-Premise-Anwendungen.  Alle Modelle haben ihre Berechtigung. Es hängt von der Art und Intensität der Nutzung und natürlich von den einzelnen Preismodellen ab, welche Alternative die kostengünstigste ist. Ein Durchrechnen der Alternativen kann sich schnell lohnen.

 

3. Metering 2.0 – Bedarfsgerecht nutzen, wirtschaftlich handeln

Es ist sehr unangenehm, wenn für ungenutzte Software eine Gebühr entrichtet werden muss. Die klassische Nutzungsanalyse (Metering der On-Premise-Anwendungen) wird ergänzt durch eine Nutzungsanalyse von XaaS-Anwendungen. Auf dieser Basis können ungenutzte Anwendungen abgeschaltet oder für andere Nutzer freigegeben werden. Außerdem kann erkannt werden, ob von „großen“ Anwendungen (z.B. Professional Version) nur Teile genutzt werden, die in den kleineren Varianten der Anwendung (z.B. Standard Version) enthalten sind und somit die günstigere Standard Version für den Nutzer ausreichend wäre.

 

4. Support – Benefit oder Kostentreiber?

Die Anforderungen an Support können sich im Laufe des Lebenszyklus einer Anwendung in einem Unternehmen ändern. Ist eine Anwendung neu im Unternehmen, und komplex, dann ist Support wichtig, da die Erfahrung mit dieser Software fehlt und Support eine reibungslose Nutzung ermöglicht. Wird die Anwendung von einer großen Anzahl von Anwendern genutzt, dann empfiehlt sich sogar ein hoher Support Level, um eine reibungslose Nutzung sicherzustellen. Wurde im Laufe der Zeit Know How zu dieser Anwendung im Unternehmen aufgebaut, dann können viele Fragen intern geklärt werden. Durch Schulungen der Nutzer können Fehlnutzungen und somit weitere Supportfälle vermieden werden. Es lohnt sich zu bewerten, ob die Supportverträge mit den Herstellern angepasst werden können und kostengünstigere Varianten ausreichen.

 

5. Lift and Shift – ab in die Cloud aber zu welchem Preis?

Infrastrukturkomponenten können sehr bequem und schnell aus der Cloud genutzt werden. Das spart den aufwändigen Aufbau eigener Rechnerkapazitäten und bietet hohe Flexibilität da nicht genutzte Komponenten auch wieder abgeschaltet werden können. Trotz der Vorteile lohnt es sich, sehr bewusst eine Entscheidung für den Betrieb in der Cloud zu treffen und sorgfältig auszuwählen. Zum einen gibt es Unterschiede in den Preisstrukturen und Anwendungsmodellen bei verschiedenen Plattformanbietern. Zum anderen kann eine selbst aufgebaute und betriebene Infrastrukturkomponente auf Dauer auch kostengünstiger sein. Zudem müssen Infrastrukturkomponenten aus der Cloud auch regelmäßig kontrolliert werden. Da Komponenten aus einzelnen Bausteinen zusammengesetzt werden, kommt es nicht selten vor, dass beim Abbau solcher Komponenten einzelne Bausteine vergessen werden. Für diese dann weiterbetriebenen, aber ungenutzten Bausteine fallen regelmäßig Kosten an, welche in den unübersichtlichen Abrechnungen der Plattformbetreiber unentdeckt bleiben.

 

6. Portfoliomanagement – Vielfalt bringt nicht immer Vorteile

Gewohnheiten und Vorlieben einzelner User, gutes Marketing der Hersteller, keine erklärten Standards – die Gründe sind vielfältig, warum für gleiche Anwendungsbereiche unterschiedliche Softwareprodukte im Einsatz sind. Als Folge werden mehrere Wartungs- oder Subscriptionverträge abgeschlossen, es werden in Summe schlechtere Rabattstaffeln wegen des geringeren Einkaufsvolumens erreicht, es fallen zu verschiedenen Anwendungen interne Supportanfragen an usw. Der Prozess zur Konsolidierung und Standardisierung von Anwendungen ist mühsam und aufwändig. Mittelfristig lohnt es sich aber, da erhebliche Einsparungen erzielbar sind. Der Nutzen steigt weiter, wenn ein effektives Portfoliomanagement etabliert wird, welches von vorn herein neue Anwendungen bewertet und das Aufkommen einer erneuten unkontrollierten Produktvielfalt verhindert.

 

7. Bedarfsgerecht lizenzieren – Sparen ohne Einschränkungen

Es ist sehr ärgerlich, wenn an Bedarfen vorbei investiert wird. Das passiert leider häufig auch bei Softwareprodukten. Nicht immer passen die Lizenzen zu den Bedarfen der Anwender, aber auch der eingesetzten Anwendungen. Ohne eine Transparenz der vorhandenen Lizenzen (also dem Lizenzinventar) und der verfügbaren und genutzten Software (also dem Softwareinventar) kann nicht bewertet werden, ob zu viele, zu wenig oder die falschen Lizenzen vorliegen. Die Grundlage für solch eine Bewertung ist die Lizenzbilanz, welche durch ein Zusammenführen von Lizenz- und Softwareinventar gebildet wird. Durch die Analyse der Lizenzbilanz kann erkannt werden, wo Einsparmöglichkeiten bestehen und an welcher Stelle Risiken vorhanden sind, weil eine Softwarenutzung nicht durch vorhandene Lizenzen abgedeckt ist. Solche unerkannten Risiken können zu unerwarteten, z.T. hohen Kosten führen, wenn im Rahmen von Audits diese Defizite erkannt werden und dann schnell zu beheben sind.

 

8. Passende Verträge – Zusammenarbeit lohnt sich

Softwareverträge enthalten mehr als rein juristische Klauseln und die Preise der Software. Die Verträge regeln nicht selten auch Teile der Nutzungsbedingungen, das einzusetzende Produktportfolio oder die Art und Weise, wie sich der Verbrauch von Lizenzen berechnet (Metrikangaben). Ein effizienter Vertrag kann demnach nur dann verhandelt werden, wenn die Belange des Einkaufs (günstige Preise), des Product Owners (Einsatzstrategie der Produkte) und des Lizenzmanagements (einfache und kostengünstige Messung des Lizenzverbrauchs) mit berücksichtigt werden. Die Berücksichtigung nur eines dieser Interessen führt vermutlich zu einem sehr guten Ergebnis für diesen Teilbereich, aber zu einem schlechteren Gesamtergebnis. Eine Zusammenarbeit lohnt sich daher z.T. erheblich.

 

9. Überzählige Lizenzen verkaufen – Manchmal Neues wagen

Der Umgang mit sog. gebrauchten Lizenzen ist nicht ganz einfach und birgt nach wie vor Unsicherheiten. Zudem ist die Übernahme von gebrauchten Lizenzen nicht unaufwändig und der Markt an verfügbaren Lizenzen ist eng und umfasst Lizenzen von nur wenigen Herstellern.  Einfacher und unaufwändiger ist hingegen der Verkauf überzähliger Lizenzen. So kann es durchaus lohnenswert sein, Lizenzen, die auch zukünftig keine Verwendung mehr finden werden, zu verkaufen und somit das Budget ein wenig aufzubessern. Vorab sollte jedoch sorgfältig geprüft werden, ob sich nicht doch versteckte Risiken verbergen.

 

10. Make or Buy – Manchmal können es andere besser

Software Lizenzmanagement, Subscription Management, Portfoliomanagement oder Verhandlung von Verträgen, das sind nur ausgewählte Beispiele, bei denen eine Unterstützung durch Experten zu Einsparungen führen kann Die Unterstützung kann punktuell erfolgen oder durch die Verlagerung ganzer Prozesse im Zuge von Managed-Service-Angeboten. Eine Bewertung, ob sich der Aufbau und Betrieb inkl. der permanenten Wissensaktualisierung in einem sehr dynamischen Markt im Vergleich zu einer (Teil-)Auslagerung an Experten lohnt, ist auf alle Fälle empfehlenswert. Es können dadurch kurz-, mittel- und langfristige Einsparungen erzielt werden.

Die Auswahl an Potenzialen zur Verringerung der Softwarekosten zeigt, dass der Weg zu einer wirtschaftlichen Nutzung von Software und Cloud-Diensten facettenreich ist und dass eine strukturierte Vorgehensweise notwendig ist. Ein Assessment zur Ermittlung der Potenziale und zur Planung eines effektiven Vorgehens ist eine wichtige Voraussetzung. Zudem kann solch ein Assessment effizient und kompakt durchgeführt werden, so dass ein zügiges Vorgehen auf Basis der ermittelten Handlungsempfehlungen möglich ist.

 

Sprechen Sie uns gerne an! Wir beraten Sie praxisnah und unterstützen Sie gerne in Ihrem Vorhaben.
sales@ccpsoft.de

 

Redakteur: Dr. Holger Hoheisel, Geschäftsführer | CCP Software GmbH
Datum: 07|2021

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